Experts in AFAS, Exact en Snelstart
Ondernemer: hoe goed houd jij je administratie bij?
Geplaatst op 15 december 2022Vier op de tien ondernemers bewaart bonnetjes in een (schoenen)doos, kastlade of andere plek in huis
Meer dan de helft van de kleine ondernemers werkt minimaal één keer per week zijn of haar administratie bij. Dit blijkt uit een flitspeiling in opdracht van de Belastingdienst[1]. Een mooi aantal. Want of je nu net een bedrijf bent gestart of al langer ondernemer bent: een goede administratie is van groot belang.
Toch bewaart meer dan 40% van de ondernemers bonnetjes in een (schoenen)doos, kastlade of andere plek in huis. En meer dan de helft gebruikt een spreadsheet (Excel) voor de administratie. Dat kan, maar er zijn betere manieren om de administratie in te richten. Wil jij je eerste goede voornemen voor 2023 vast afstrepen? Check hieronder de beste tips voor het inrichten en bijhouden van je administratie.
Een up-to-date administratie is niet alleen verplicht, het geeft je ook op elk moment inzicht in hoe het met jouw onderneming gaat. Veel ondernemers denken te weten waar een goede en efficiënte administratie aan moet voldoen. Hieronder staan zes voorbeelden die een goede basis vormen. Hoeveel vinkjes kun jij zetten?
✅ Ik weet hoe lang ik mijn administratie moet bewaren
Heel goed. Ruim 8 op de 10 ondernemers weten dit ook. Je bent verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor kasadministratie, contracten, in- en uitgaande facturen en agenda-afspraken. Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren, zoals de btw-gegevens over onroerend goed, het éénloketsysteem of de Unieregeling. Weten wat je moet bewaren? Check het hier!
✅ Ik maak regelmatig een back-up van mijn administratie
Heel belangrijk! En dat weet bijna twee derde van de ondernemers ook (64,7%). Probeer regelmatig een kopie van je boekhouding op te slaan op een externe harde schijf of bijvoorbeeld in de cloud. Want breekt er brand uit? Of is er sprake van diefstal en verlies je hierdoor je mappen met facturen of je laptop? Dan moet je alsnog in staat zijn je administratie van de afgelopen 7 jaar voor te leggen.
✅ Ik werk mijn administratie regelmatig bij
Ook dit is belangrijk, want je administratie moet altijd actueel en raadpleegbaar zijn. Daarnaast bespaart het je een hoop tijd rond de btw-kwartaalaangiftes. Want je hebt alle benodigde informatie direct bij de hand.
✅ Ik bewaar al mijn administratieve gegevens in de originele vorm
Yes, heel goed! Krijg je een factuur op papier, dan bewaar je de papieren factuur. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je de factuur digitaal. Vind je het fijner om facturen en bonnetjes in te scannen en digitaal te bewaren? Dan moet er sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Lees hier na waar ingescande gegevens aan moeten voldoen.
✅ Ik houd mijn zakelijke – en privérekening gescheiden
Zo voorkom je vergissingen en gaat de administratie veel sneller. Ook heb je goed zicht op je omzet. Neem je deel aan de kleineondernemersregeling? Dan is dit al helemaal verstandig, zodat je de omzetgrens van € 20.000,- goed in de gaten kunt houden.
✅ Ik gebruik een online boekhoudpakket
Ruim vier op de tien kleine ondernemers uit de flitspeiling doen dit. Werken met online boekhoudsoftware heeft verschillende voordelen. Je kunt je btw-aangifte vanuit het pakket indienen en vaak direct via je bank of iDEAL betalen. Dit scheelt tijd en je voorkomt fouten bij het overtypen. Daarnaast zorgt het ervoor dat je administratie altijd actueel is en je overal inzicht hebt. En het beveiligt je gegevens goed. Goede boekhoudprogramma’s zijn er al vanaf 10 euro per maand.
Meer weten?
Kijk op belastingdienst.nl/ondernemers voor meer informatie en hulpmiddelen om je belastingzaken de baas te blijven.
[1] De peiling is van 30 september tot en met 4 oktober uitgevoerd door Enigma Research in opdracht van de Belastingdienst. 430 kleine ondernemers (bedrijven met minder dan 11 medewerkers) die (deels) zelf btw-aangifte doen of gebruikmaken van de KOR rondden de vragenlijst volledig af.
Meer weten?
Neem vrijblijvend contact op met Acfis.
© 2023 Acfis Business Centrum